第三十四话 秘书不易做
“我给了你一整张表格。【】。しaggie指着“领取物”下面的空白栏，“这里有十项可填，你只领一样东西要用掉一张表格，我要按照标准流程处理，这是浪费大家的时间和资源。秘书应该掌握部门所有同事的需求，平衡发放文具，这个不需要我教你吧？” 我只是代班的，哪里知道这些。宁轻轻找到linda。 linda给了她两张订在一起的纸，“第一张是通知，在本周末和下周末中的某一天计划请灭虫公司来除虫，期间全天不能办公，第二张你给部门主管和组长，让他们签字，圈定一天，下午下班前交给我。” 宁轻轻趁几位小组长空闲时，分别请他们选定不来加班的日子，拿回来才发现，a组和c组空闲的时间完全没交集。感觉a姐不喜欢自己，她先找c罗协商。 “没办法，我们组有个活动周一办，周末必须加班，下周六也有个宣传，当天会用到办公室，只有下周日可以。”c罗坚定地说，还给她看了日程。 她只好硬着头皮去打搅a姐。 “日期冲突？为什么不叫c组改？”a姐果然不耐烦。 “我已经问过了，他们实在没办法改，能不能麻烦a姐想想办法，挪一下安排。” “我确定的就是本周日不需要办公，如果下周末突然客户有需求而非要回来办公，他们却在除虫，怎么办？”a姐说，“我这里也不能改。” 原本希望拿出一个日期再给高铃过目，不用麻烦到她，结果还是得找她解决。宁轻轻忐忑地进了高铃办公室。 “这种小事照例应该你处理好，我只签名。”高铃说，“秘书的工作是协调整个部门的事务，替主管解决细琐杂务，结果现在还要我帮你？” “对不起，我……不是很熟悉，请高特助指点我一次。” “就下周日，我来圈定这个日子，签了名，你再拿去给他们签。”高铃果断地说。 “可是a姐说下周日也许会有办公需求。” “出去。”高铃低头工作。 宁轻轻把文件拿去给a姐的时候，特别不安。 “你直接找ling姐了。”angela冷笑了一下，“行。我没办法。就下周日。”说完在纸上狠狠地签下名，差点把纸勾破。 看来又得罪a姐了，还好纸没破，不然庶务科那边可能要求重签一份。随即她想到今天是周四，要上交单据，包括员工的报销单和要汇给供应商的款项，周五财务会到银行处理。 不少同事出勤在外，她花了好几个小时才向每位同事收到单据，生怕有遗漏，检查了一遍，确定全部收齐，才和灭虫公文一起拿去行政部。 她先到庶务科交了领取表和灭虫公文，才来财务科，找到手册上指名的洪大姐，正是上次指点她看手册的中年妇女。 洪大姐收起单据，“明天我会核对，下周一出账。” “不是今天核对，明天出账吗？”宁轻轻一惊。 “你看现在几点。” “四点半。” “我们部门五点下班，这么多单据，今天如何核对？” “这……同事们的报销单可以晚点收，但是给厂商的账款好像拖延，您能帮忙先核对一下吗？” “核对有标准流程，不是翻翻算数。单据每个部分都要检查，一笔一划一个小数点都不能错，最后还要请财务科长和行政总监签名。” “这样的话，能请您明天核对完再出账吗？” “明天我会直接先去银行，难道你要我回来核对完再去一次？小meimei，地球不是只围着你转，每个人的工作都有一定安排，不可能迁就你。”洪大姐的语气还算和善，可是内容听起来就很刺耳了。 糟了，记得kelly交代，她合作的鲜花供应商要求这周之内必须过账，宁轻轻问，“只有一张单据特别急，厂商要求本周到账。您只核对这一张，其他的下周一没关系，行吗？” “如果要照紧急事务办理，你也得先申请加急，由行政总监特别核准。”洪大姐指了指墙上的钟，“你觉得来得及吗？。” 宁轻轻飞速填了张紧急事务申请表，十万火急地去找行政总监办公室，邓于行正在打电话，门口的秘书将她拦住。 宁轻轻急得团团转，并发现maggie已经准备好要领的用品了，赶紧去搬走一大堆文具，暂时放在走廊上。 邓于行终于打完电话，看了申请说，“不符合加急规定。我们不会因为员工的疏忽破例。此例一开，日后人人都要求破例，行政部的规章岂不形同虚设。” 这时是四点五十三。宁轻轻绝望地说，“我临时代替秘书职务，不熟悉事务，下次一定不会犯这个错，您能帮我这一次吗？” “不能。年轻人总觉得犯了错会被原谅，于是漫不经心。行政部一切照规章办事，你承担这次的后果，以后不会犯同类错误，就当是个教训。还有，东西不能放在走廊上，这次就算了，按照规章，走廊上的多余物品行政部会全权回收处理。” 宁轻轻无法可施，只好先把文具搬回执行部。经过财务科时，看到洪大姐准时在五点离开了办公桌。 同事都不是等钱开饭，对不能在明天拿到报销款并没有多在意，其他厂商也不是非要在这周拿到款项。最后，kelly得知了这个消息。 “不会吧？我记得跟你强调过，这个供应商指名本周要收钱，他们要从国外空运鲜花来，周末需要流动资金。下周一有什么用？” “是我的错，我没弄清财务的流程。能请你跟供应商说个情吗？” “这家供应商给我折扣，是因为我保证本周给他们账款，假如他们说延迟出账的损失要求赔偿怎么办？又或者他们取消折扣要求补差价怎么办？下次不跟我合作怎么办？这些损失都由你赔吗？”kelly说，“上次你乱改我的设计就算了，这次连累公司，你说要怎么办？” 听起来罪责好大，肯定不能找高铃说情，否则会被记在试用期表现里。宁轻轻咬牙问，“要不，我先把钱垫上，到时候再请财务拨给我？” “先不说你如何找财务拨给你，就这数目，你看清楚了吗？” 少看了一个零，什么鲜花嘛，那么贵。宁轻轻面露难色。难道要上天打救了么？ ...